هشدارهای انتظامی به همکاران سردفتر و دفتریار

آقای صولت یاوری - عضو دادگاه انتظامی سردفتران و دفتریاران استان اصفهان

بنام خدا

به منظور جلوگیری ازوقوع برخی تخلفات شایع و تخلف زدائی و درنتیجه پیشگیری ازتحمیل ناخواسته مجازات های انتظامی ناشی ازآنها ،توجه همکاران را به رعایت موارد ذیل جلب می نماید بااین امید که ازاین  پس کمتر شاهد وقوع تخلفاتی ازاین دست باشیم .
1- بدوا " کلیه همکاران خاصه  همکاران جوان وکم تجربه رابه مطالعه مستمر مقررات شغلی اعم ازقوانین و آیین نامه های اجرائی و مجموعه بخشنامه ثبتی توصیه می نمایم زیرا کاهلی دربازخوانی وبازآموزی مقررات ، مشکلی است که به هردلیل گریبانگیرهمه می باشد که باید با اختصاص  وقت کافی ، این اشکال را مرتفع کنیم .شرایط فعلی جهانی وگسترش روزافزون فن آوری اطلاعات واینترنت  تاحدودی موجب تسهیل امور شده به نحوی که به راحتی می توانیم ازبخشنامه های جدید درپرتال سازمان ثبت  وکانون مرکز مطلع شویم . اطلاع ازقوانین شغلی ومرتبط بادفاتر اسناد رسمی نیزازهمین طریق  ویا ازطریق وبلاگها ووب سایت های متعدد همکاران سردفتر ودفتریار ویا سایت روزنامه رسمی  ویا سامانه های مختلف قوانین در فضای مجازی امکان پذیراست .ولذا استناد به عدم اطلاع ویا عدم ابلاغ فلان مقرره ویا بخشنامه درشرایط فعلی، قابل توجیه  به نظرنمی رسد .

2- درکلیه اسناد رسمی تنظیمی باید تمامی مستندات قانونی ذیربط اعم ازپاسخ استعلام دریافتی ازادارات وسازمانها ومجوزها ،گواهی ها ،مفاصا حسابهاوشماره فیش های واریزی صراحتا درج وتصریح شوند .علاوه براین ، مستندات مربوط به احراز سمت نمایندگان ومدیران اشخاص حقوقی را تصریحا دراسناد مربوط درج کنیم .عدم درج مستندات تنظیم سند حسب مورد واجد عنوان تخلفات انتظامی  خواهد بود.

3- دراسناد انتقال اتومبیل اعم از قطعی منقول ویا وکالت فروش ، درج شماره  فیش عوارض سالیانه خودرو تا سال قبل ازتنظیم سند طبق تبصره ماده 42 قانون مالیات ارزش افزوده  الزامی است لذا نوشتن عباراتی نظیر "به عهده خریدار است ویا تسلیم خریدار شد " ویا صرف نگهداری تصویر فیش واریزی درسوابق سند ،رافع تکلیف قانونی مقررنبوده وعدم درج  شماره فیش واریز عوارض به هردلیل ویا عذروبهانه مسموع نبوده و موجب تعقیب انتظامی ما تحت عنوان تنظیم سند برخلاف مقررات خواهد شد.

4- درج شماره بیمه نامه معتبر دراسناد نقل وانتقال اتومبیل اعم ازقطعی منقول ویا وکالت فروش با توجه به صراحت تبصره 3 ماده 19قانون بیمه اجباری مصوب 1387 الزامی است  وصرف نگهداری تصویر بیمه نامه درسوابق ویا تصریح تحویل بیمه نامه به خریدار کافی به مقصود نبوده وموجب تعقیب انتظامی ما خواهد شد.

5- درج شماره کارت سوخت دراسناد قطعی اتومبیل ویا وکالت فروش ویا تصریح به تسلیم وتحویل آن به خریدار حسب مورد طبق کد..بخشنامه های ثبتی الزامی است .وصرف نگهداری تصویر کارت سوخت وعدم تعیین تکلیف تحویل ویا عدم درج شماره کارت سوخت درمتن سند موجب تعقیب انتظامی ما خواهد شد.

6- کلیه پاسخ استعلام های واصله ازادارات وسازمانها ومبادی ذیربط باید درمدت اعتبار قانونی جهت تنظیم اسناد مورد استناد واقع شوند ولذا تنظیم سند با مستندات فاقد اعتبار تخلف انتظامی محسوب می شود.

7- رعایت کامل قانون تسهیل تنظیم اسناد وآیین نامه اجرائی آن خاصه مواد یک ودو قانون ومواد یک ،سه ،چهار ،هفت وهشت آیین نامه الزامی است ودرمورد عدم وصل پاسخ استعلام ویا پاسخ های های مشروط ومبهم ویا مقید ، منتقل الیه را ازآثاروتبعات سند تنظیمی مطلع ومسئولیت تضامنی متعاملین درپاسخگوئی کلیه تعهدات قانونی وبدهی های مربوط به مورد معامله که تا زمان تنظیم سند طبق قوانین محقق ومسلم بوده را صریحا درسند قید وثبت نمایند.

8- اخذ استعلام ازشهرداری ویا استناد به گواهی عدم خلاف ویا  گواهی پایان ساخت درنقل وانتقال املاک واقع درمحدوده شهرها باتوجه به قانون شهرداریها وقانون تسهیل تنظیم اسناد ،ناشی ازاهمیت موضوع وبه منظورحفظ نظامات ومبلمان شهری است .بنابراین توصیه اکید می شود همکاران نهایت دقت رادراین رابطه مبذول دارند زیرا تخلفات مربوط به ساختمانها صرف نظر از بی توجهی به نظامات شهری ، اغلب واجد آثارمالی گزاف وگاه حتی منجربه تخریب تمام یا قسمتی ازمستحدثات خواهد شد .که تحمیل این نوع تبعات به خریدارناآگاه ،شرعا وقانونا روا نبوده ودرصورت عدم رعایت ترتیبات قانونی ، مسئولیت های انتظامی ومدنی  ناشی ازآن گریبان ما رانیزخواهد گرفت .

9- استناد به قانون تسهیل تنظیم اسناد درعدم اخذ استعلام ازدارائی وتامین اجتماعی ،بدون درج مراتب وتفهیم مسئولیت تضامنی طرفین درپرداخت مطالبات سازمانهای مذکور،تخلف انتظامی محسوب  می شودکه متاسفانه بسیاری ازهمکاران کم تجربه اغلب دچاراین نوع اشتباه می شوند.لذا امیدوارم بعدازاین نسبت به مطالعه دقیق قانون وآیین نامه ورعایت مراتب اقدام مقتضی بعمل آورند.

10-درمورد تنظیم اسناد مربوط به اشخاص حقوقی اعم ازاشخاص حقوق عمومی (نهاد ها یا سازمانهای دولتی ویا عمومی  ) ویا شرکتهای تجاری ذکرمستند ات مربوط به احرازسمت نمایندگان ویا صاحبان امضاء مجاز این نوع اشخاص درمتن اسناد الزامی است وصرف نگهداری تصویر مستندات درسوابق دفترخانه بااین توجیه که شخص حقوقی دارای سوابق متعدد معاملاتی دردفترتنظیم کننده سند بوده است ،رافع تکلیف قانونی نبوده وموجب تعقیب انتظامی ما خواهد شد.

11-تنظیم اسناد متفرقه اعم ازوکالت ،رضایت ، تعهد ، اقرار و......برای شرکتهای تجاری به استناد آخرین آگهی تغییرات ثبتی یا آگهی تاسیس صادره ازمحل ثبت  شرکت ویا آگهی مندرچ درروزنامه رسمی جهت احرازشخصیت حقوقی وشناسائی صاحبان امضاء مجازکافی به مقصود است .لیکن تنظیم اسناد مالی ونقل وانتقال اموال منوط به اخذ استعلام ازمرجع ثبت شرکتها ودرج شماره وتاریخ پاسخ استعلام  درمتن اسناد تنظیمی است .بدیهی است این استعلام به منظور احرازشخصت حقوقی وشناسائی صاحبان امضاء مجازمی باشد .زیرا عدم توجه به این مهم ممکن است ماراباشرکتی منحله ویا ورشکسته ویا متوقف مواجه کند که تنظیم سند برای آنها موجب ایراد خسارات به اشخاص ثالث وبستانکاران آنها خواهد شد

 12-درصورتی که پاسخ استعلام وضعیت شرکتی ازمرجع ثبت شرکتها بیانگر انقضای مدت ماموریت مدیران شرکت باشد  طبق ماده 136 قانون اصلاح قسمتی ازقانون تجارت مصوب 1347 مدیران سابق تازمان انتخاب مدیران جدید ، کماکان مسئول امورشرکت واداره آن خواهند بود.لذا تنظیم سند بانمایندگی چنین مدیرانی علیرغم انقضای مدت مدیریت آنها بلامانع می باشد . لیکن درمورد مدیران تصفیه شرکتهای منحله باتوجه به دگردیسی شخصیت حقوقی شرکت منحله و محدود شدن فعالیت آن به تصفیه شرکت ،چنانچه مدت ماموریت مدیریا مدیران تصفیه منقضی شده باشد امکان استناد به پاسخ استعلام دریافتی وتنظیم سند برای شرکت منحله وجود ندارد زیرا طبق ماده 214 قانون مارالذکر درصورت خاتمه نیافتن تصفیه وانقضاء مدت ماموریت مدیران تصفیه ، اینان مکلفند نسبت به دعوت مجمع عمومی وتمدید مدت ماموریت خود اقدام نمایند لذا .توجه دقیق به این دونکته دراحراز شخصیت حقوقی شرکتهای تجاری اعم از درحال فعالیت ویا منجله ازاهمیت اساسی برخورداراست .این تفاوت دروضعیت مدیران  این نوع شرکتها نیزناشی ازتفاوت ماهوی شرکت منحله وشرکت درحال فعالیت می باشد.